Kokouspöytäkirja

Paras muoto kokouksen muistiinpanoille on selkeä ja tiivis yhteenveto, joka kuvaa kokouksen aikana käsitellyt keskeiset kohdat. Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä mallia, joka sisältää päivämäärän, kellonajan, osallistujien ja keskustelun yhteenvedon. Hyvin jäsennelty muoto auttaa varmistamaan, että kaikki tärkeät yksityiskohdat tallennetaan ja ovat helposti saatavilla.

Jos haluat järjestää kokouksen muistiinpanoja tietokoneellasi, luo jokaiselle kokoukselle kansio ja tallenna muistiinpanot Word-asiakirjaan tai Google Dociin. Tämä mahdollistaa muistiinpanojen helpon pääsyn ja hakemisen. Voit myös käyttää tunnisteita tai luokkia luokittelemaan muistiinpanoja aiheen tai päivämäärän mukaan. Harkitse lisäksi pilvitallennuspalvelun, kuten Google Driven tai Dropboxin, käyttöä varmistaaksesi, että muistiinpanosi ovat käytettävissä millä tahansa laitteella.

Kokouspöytäkirjan tulisi sisältää seuraavat kahdeksan avaintekijää: päivämäärä ja kellonaika, osallistujat, kokouksen tarkoitus, keskustelupisteet, toimintakohdat, tehdyt päätökset, mahdolliset seuraavat vaiheet tai seurantatehtävät sekä yhteenveto tärkeimmistä huomioista. Tämä varmistaa, että kaikki tärkeät yksityiskohdat tallennetaan ja tallennetaan selkeästi kokouksen tulokset ja seuraavat vaiheet.