Làm thế nào để tạo ngân sách cho hành nghề cá nhân của bạn

Tại sao ngân sách lại quan trọng đối với một thực hành chăm sóc sức khỏe?

Lập ngân sách hiệu quả là nền tảng của hoạt động hiệu quả của công ty vì một số lý do chính. Bằng cách phát triển các kế hoạch ngân sách chính xác phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của một cơ sở tư nhân, các tổ chức có thể thực hiện kiểm soát tốt hơn đối với chi tiêu và xác định các lĩnh vực để tiết kiệm chi phí. Thực tiễn lập ngân sách mạnh mẽ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy thác hiệu quả, đảm bảo trách nhiệm quản lý được phân bổ cho nhiều cá nhân.

Lập ngân sách nâng cao đáng kể hiệu quả ra quyết định trong phân bổ nguồn lực đồng thời luôn thông báo cho các bên liên quan và nhóm nội bộ về các vấn đề tài chính. Là một yếu tố quan trọng của quá trình lập kế hoạch, nó thúc đẩy sự liên kết trong toàn tổ chức và đảm bảo rằng các mục tiêu dài hạn được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả. Ngoài ra, ngân sách có cấu trúc tốt có thể thúc đẩy động lực bằng cách cho phép nhân viên thấy sự đóng góp của họ hỗ trợ các mục tiêu tổ chức có ý nghĩa như thế nào.

Đối với các dịch vụ chăm sóc sức khỏe từ xa, bất kể loại thực hành trị liệu nào, việc lập ngân sách mạnh mẽ cũng rất quan trọng trong việc đạt được tính bền vững tài chính và thành công trong hoạt động, khiến nó trở thành một công cụ không thể thiếu cho sự tăng trưởng và hiệu suất lâu dài.

Chi phí chung cho việc điều hành một phòng hành nghề tư nhân

Trước khi soạn thảo ngân sách, điều quan trọng là phải ghi nhớ những chi phí chung này, thường liên quan đến các hoạt động tư nhân.

Chi phí thành lập

Những chi phí này có liên quan đến việc thiết lập cơ sở hành nghề của bạn và bổ sung giấy phép và đăng ký cần thiết. Rốt cuộc, bạn cần đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn là hợp pháp về mặt pháp lý trước khi nghĩ đến việc hoạt động.

Thuê

Nếu bạn đang nghĩ đến việc hoạt động từ các văn phòng vật lý, bạn cần xem xét giá thuê cho không gian làm việc. Mặc dù có những lựa chọn thay thế, chẳng hạn như dịch vụ từ xa với phần mềm chăm sóc sức khỏe từ xa, nhiều thực hành vẫn thích tùy chọn trực tiếp.

Bảo hiểm

Đương nhiên, bạn sẽ cần đảm bảo bạn có bảo hiểm trong trường hợp tai nạn, sơ suất và các sự kiện khác. Đó là một biện pháp bảo vệ quan trọng, và đôi khi phức tạp, vì vậy điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ về thuật ngữ bảo hiểm y tế, cũng như kiến thức sâu sắc về bảo hiểm trong dịch vụ chăm sóc sức khỏe từ xa.

Chi phí lưu trữ và tiếp thị trang web

Tiếp thị là điều hoàn toàn cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, vì nó phát huy được thông tin và đảm bảo bạn có một luồng khách hàng ổn định đến từ cửa của bạn. Tuy nhiên, nó cũng có chi phí liên quan và khi bạn thiết lập một trang web với tên miền, điều này cũng sẽ có một khoản chi phí đáng kể mà bạn phải tính đến.

Thuế

Mặc dù nó có thể tẻ nhạt và thực sự nhàm chán, nhưng thuế là điều quan trọng hàng đầu để đảm bảo rằng bạn tuân thủ pháp lý. Không đặt thuế sang một bên có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm các cáo buộc gian lận, hoặc trường hợp xấu nhất là án tù.

Chi phí đào tạo

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn về nhân viên và khoảng trống trong kiến thức và/hoặc kỹ năng của bạn, bạn sẽ muốn phân bổ ngân sách cho bất kỳ chi phí đào tạo nào. Để có thể cạnh tranh, bạn cần có dịch vụ chất lượng cao nhất, điều này có thể đòi hỏi giáo dục thêm để đạt đến trình độ cao hơn.

Chi phí phần mềm quản lý thực hành

Phần mềm quản lý thực hành có thể tự động hóa các nhiệm vụ và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để nâng cao và nâng cao chất lượng dịch vụ của bạn. Nó có hiệu quả cao và có thể cung cấp danh sách kiểm tra cuộc hẹn cho bệnh nhân chăm sóc sức khỏe từ xa, tư vấn video, đánh giá EHR, cũng như rất nhiều tính năng khác. Nếu bạn chọn triển khai các phần mềm này, bạn có thể cần một ngân sách riêng cho việc này.

Chi phí thiết bị

Cuối cùng, bạn cũng sẽ cần xem xét tài chính liên quan đến chi phí thiết bị của bạn. Điều này bao gồm bất cứ thứ gì từ tài nguyên văn phòng phẩm thông thường, đến các công cụ tia X công nghệ cao.

Ngân sách kinh doanh lý tưởng bao gồm những gì?

Mặc dù mỗi ngân sách có thể trông khác nhau một chút, tùy thuộc vào quy mô, nguồn lực và mục tiêu mà bạn có, có một số yếu tố phổ quát mà bạn phải bao gồm để nó được coi là một kế hoạch tài chính toàn diện:

Thu nhập/doanh thu

Dự báo thu nhập toàn diện là rất quan trọng để lập kế hoạch tài chính hiệu quả. Dự báo này nên dựa trên phân tích thị trường chuyên sâu, hiệu suất lịch sử, xu hướng thăm khám bệnh nhân và các hoạt động tạo doanh thu khác. Điều cần thiết là phải xem xét nhiều luồng doanh thu, chẳng hạn như phí dịch vụ, hoàn trả bảo hiểm và bất kỳ nguồn thu nhập phụ trợ nào.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là chi phí có thể dự đoán được và nhất quán mà phần lớn không bị ảnh hưởng bởi hoạt động thực hành hoặc khối lượng bệnh nhân. Chúng bao gồm các hạng mục hoạt động thiết yếu như tiền thuê nhà, tiện ích, lương nhân viên, phí bảo hiểm và cho thuê thiết bị.

Chi phí biến đổi

Không giống như chi phí cố định, chi phí biến đổi dao động dựa trên mức độ hoạt động kinh doanh. Đối với các hoạt động y tế, những chi phí này có thể bao gồm các chi phí như tiền lương nhân viên lâm sàng (nếu chúng được trả cho mỗi bệnh nhân hoặc theo giờ), vật tư y tế và văn phòng và nghĩa vụ thuế.

Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động bao gồm các chi phí hàng ngày cần thiết để thực hành trơn tru. Điều này bao gồm các chi tiêu thường xuyên như vật tư văn phòng, bảo trì cơ sở, tiếp thị, tiện ích, hỗ trợ CNTT và sửa chữa nhỏ.

Chi tiêu vốn

Chi tiêu vốn đề cập đến các khoản đầu tư đáng kể vào tài sản dài hạn góp phần vào sự tăng trưởng hoặc nâng cao hoạt động. Ví dụ bao gồm mua thiết bị chẩn đoán mới, mở rộng cơ sở vật chất hoặc mua xe của công ty.

Quỹ dự phòng

Quỹ dự phòng hoạt động như một mạng lưới an toàn tài chính cho các chi phí bất ngờ hoặc trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như sự cố thiết bị, sửa chữa ngoài kế hoạch hoặc suy thoái kinh tế. Duy trì một khoản dự trữ được tài trợ tốt sẽ giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn sự gián đoạn dòng tiền.

Số hiện tại và số dự báo

Bao gồm các số liệu và dự báo hiện tại trong ngân sách của bạn là rất quan trọng để lập kế hoạch tài chính hiệu quả. Bằng cách so sánh thu nhập thực tế với thu nhập dự kiến, bạn có thể theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu tài chính và xác định chi tiêu quá mức hoặc hiệu suất kém. Xem lại bảng sao kê ngân hàng giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình chi phí hàng tháng, cho phép doanh nghiệp của bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn, hướng đến mục tiêu.

Bao gồm một khung thời gian nhất định

Một khung thời gian rõ ràng, chẳng hạn như ngân sách hàng tháng hoặc hàng năm, là điều cần thiết để quản lý dòng tiền và phù hợp với các mục tiêu tài chính. Ngân sách giới hạn thời gian giúp theo dõi chi phí hàng tháng và so sánh chúng với các điểm chuẩn. Thường xuyên xem xét báo cáo ngân hàng và dữ liệu hiệu suất đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn đi đúng hướng với kế hoạch tài chính hiệu quả.

Mẹo để xây dựng ngân sách cho hành nghề cá nhân của bạn

Bây giờ bạn đã biết những gì cần đưa vào ngân sách của mình, đây là một số mẹo để nâng cao nó. Bạn phải đảm bảo bạn cung cấp tất cả các chi tiết liên quan mà không bỏ lỡ bất kỳ khía cạnh quan trọng nào.

Theo dõi chi phí của bạn một cách thành thạo

Để ngăn chặn chi tiêu quá mức, hãy duy trì sổ sách kế toán nghiêm ngặt để theo dõi tất cả các chi tiêu trong ngân sách của bạn. Thiết lập biểu đồ tài khoản chi tiết ngoài Dịch vụ Đánh giá Nội bộ (IRS) đảm bảo tính chính xác và giúp phát hiện sự khác biệt. Điều này nên bao gồm các chi phí như bảo hiểm sơ suất, phục hồi thảm họa và các nhà cung cấp không phải là bác sĩ. Theo dõi thích hợp cũng hỗ trợ việc tuân thủ Đạo luật về tính di chuyển và trách nhiệm giải trình bảo hiểm y tế (HIPHOP) trong thực hành y tế.

Sử dụng điểm chuẩn trong khi tạo ngân sách của bạn

Để đảm bảo bạn không chi tiêu quá mức hoặc không tạo ra giá trị ở nơi bạn có thể, điều quan trọng là phải so sánh ngân sách của bạn với các tiêu chuẩn phổ biến trong ngành chăm sóc sức khỏe của bạn. Các nguồn lực tốt bao gồm khảo sát chi phí của Hiệp hội Quản lý Nhóm Y tế (MGMA). Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết và đảm bảo bạn luôn cập nhật tốc độ với các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe khác và hoạt động của họ.

Thỉnh thoảng, so sánh tài chính thực tế với ngân sách của bạn

Thỉnh thoảng, bạn nên dành thời gian và kiểm tra ngân sách của mình. So sánh liệu các con số trong tài chính hiện tại của bạn có hợp lý hay không và liệu chúng có đi đúng hướng với những gì bạn dự định ban đầu hay không. Bằng cách này, bạn có thể sửa đổi khi thích hợp, với ngân sách khiến bạn phải chịu trách nhiệm và hướng dẫn bạn đi đúng hướng.

Tối đa hóa các khoản khấu trừ thuế của bạn

Nhiều doanh nghiệp không nhận ra các khoản khấu trừ thuế bị bỏ lỡ mà họ có thể nhận được. Với hệ thống hồ sơ kinh doanh phù hợp, bạn có thể đảm bảo rằng bạn theo dõi tất cả các khoản chi tiêu và được thưởng bằng các khoản hoàn trả chi phí đủ điều kiện như tài sản kinh doanh, bảo hiểm y tế và lợi nhuận chi phí kinh doanh, cũng như đóng góp hưu trí.

Xem xét nhu cầu nhân sự của bạn

Điều quan trọng là phải xem xét hiệu suất và mức lương của nhân viên của bạn và đánh giá xem họ có hiệu quả hay không. Nếu bạn có đội ngũ nhân viên hoạt động kém, đầu tư vào đào tạo phù hợp có thể dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và các giải pháp chất lượng cao hơn, từ đó tạo ra doanh thu cao hơn.

Mở rộng ngân sách của bạn khi bạn phát triển

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, điều quan trọng là phải nhận ra rằng bạn có thể sẽ gặp phải sự tăng trưởng đáng kể khi bạn đăng ký nhiều bệnh nhân hơn vào phòng khám của mình. Do đó, bạn có thể cần phải mở rộng ngân sách của mình để phù hợp với sự tăng trưởng đó.

Suy nghĩ cuối cùng

Chúng tôi nhận ra rằng lập ngân sách có thể khó khăn, vì tài chính đi kèm với rất nhiều rủi ro. Tuy nhiên, với kế hoạch ngân sách phù hợp, bạn có thể đảm bảo rằng bạn minh bạch với chi tiêu của mình và chịu trách nhiệm cho tất cả các quyết định của bạn. Bạn sẽ có thể đi đúng hướng để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình và làm việc hướng tới việc tăng hiệu quả và hiệu quả trong hoạt động của mình mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Việc lập ngân sách có thể khó khăn, nhưng với các công cụ sẵn có, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động của mình và tối đa hóa lợi nhuận ngay lập tức.