Uso del dictado en el flujo de trabajo de notas médicas: infografía del proceso

Explicación del proceso de transcripción médica

El proceso de transcripción médica puede parecer complicado, así que para facilitarle las cosas, lo hemos simplificado para usted. Dado que desempeña un papel muy importante en las empresas del sector sanitario, es importante que tomes nota de lo que implica una transcripción eficaz y de cómo adaptar el proceso a las necesidades de tu empresa. Teniendo en cuenta que la transcripción médica es necesaria para diversos fines, como un examen físico, una sala de emergencias, una radiografía, un procedimiento quirúrgico y un historial clínico, así como los resúmenes de los pacientes dados de alta, hay muchas cosas que hay que tener en cuenta para que el dictado y la transcripción sean eficaces.

1. Dictado profesional médico - El proceso comienza cuando un profesional médico registra los detalles clínicos del paciente en un dispositivo de transcripción médica. Esto puede incluir una variedad de plataformas, como un teléfono, un sistema informático, una grabadora digital portátil o de otro tipo. Debes asegurarte de que el dispositivo que elijas pueda producir grabaciones de audio de alta calidad, ya que esto facilita la comprensión de los términos y frases a la hora de seguir los siguientes pasos.
2. Transmisión de archivos de vídeo - Una vez grabados los archivos de voz, debe subirlos a un servidor cifrado para asegurarse de que se almacenan de forma segura y de que corren un riesgo mínimo de corrupción o filtración de archivos. Estos archivos contienen información muy confidencial, por lo que es de suma importancia que se almacenen de forma segura y que tengan menos probabilidades de perderse.
3. Transcribir grabaciones en texto - A menudo el paso más largo, los transcriptores escucharán las grabaciones de los archivos de audio y escribirán exactamente lo que escuchan. Es posible que sea necesario rebobinarlo, por ejemplo, con pedales especiales, y puede llevar un poco de tiempo entenderlo. Especialmente si hay otro ruido que contamina los archivos de audio, es necesario hacer un esfuerzo adicional para analizar el contenido. Si un archivo de audio no está claro o tiene fragmentos que faltan parcialmente, los médicos deberán volver a grabarlo para aclararlo.
4. Edición - El siguiente paso es editar, revisar y corregir los archivos de audio transcritos. Esto significa corregir cualquier error ortográfico y gramatical, así como asegurarse de que toda la información del paciente sea precisa y de que la terminología médica sea clara y se utilice correctamente. Una mayor precisión significa que se puede dedicar menos tiempo a editar y cambiar las transcripciones y, con el dictado, esto se puede resolver fácilmente. Las herramientas médicas de conversión de voz a texto pueden ofrecer tasas de error de alrededor del 5%, lo que significa que puede dedicar el menor tiempo posible a este paso y centrar sus esfuerzos en atender a sus pacientes. Quienes consulten tus archivos también pueden entender fácilmente las transcripciones a primera vista, lo que facilita la comunicación entre las distintas prácticas empresariales.
5. Envío de los archivos - Como paso final, tendrá que enviar los archivos editados al personal requerido dentro del centro médico. Es importante que estos archivos se envíen lo antes posible para garantizar que los profesionales médicos reciban los documentos y que los procesos de facturación y codificación médica puedan iniciarse de manera eficiente. La transferencia puede realizarse a través de varias plataformas diferentes, siempre que sean seguras para minimizar la posible corrupción y pérdida de archivos, ya que una vez que esto ocurre, intentar recuperar las transcripciones puede resultar bastante costoso. Si realiza transferencias de archivos por fax, módem, correo electrónico o Internet, debe asegurarse de que las transferencias se realizan dentro de una plataforma que tenga servidores cifrados y que tenga una cantidad de almacenamiento eficiente para poder almacenar los archivos.

Infografía del flujo de trabajo de los servicios de transcripción médica

El futuro está aquí con un dictado eficiente

El dictado médico es una práctica en crecimiento y el uso de sus servicios puede mejorar en gran medida la calidad de su práctica empresarial. Puede asegurarse de recopilar toda la información esencial del cliente, palabra por palabra, y también de proporcionar documentos clínicos y notas más precisos para obtener consejos sobre el tratamiento y el reembolso financiero. El software de reconocimiento de voz ofrece una variedad de beneficios inconmensurables para su consultorio y, para aprovechar al máximo su uso, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. Por ejemplo, siempre debes recordar dictar con claridad, con un tono fuerte y pausas apropiadas entre las frases. Al fin y al cabo, el software lo ejecuta una máquina, por lo que es propenso a cometer errores que los humanos normalmente detectarían. Por lo tanto, debes asegurarte de no murmurar, bostezar ni hablar en voz alta, para que el software pueda aclarar fácilmente lo que dices y evitar diagnósticos erróneos. También debes asegurarte de decir solo lo que sabes para evitar dosis incorrectas u otro tipo de información médica, ya que, si se registran, podrían resultar muy perjudiciales para los pacientes. Un dictado eficiente es la clave del éxito en las empresas del sector sanitario, y saber utilizar correctamente el software es fundamental. Si bien hay matices, esperamos haber simplificado la mayoría de los procesos para que puedas priorizar las necesidades de los pacientes.

Lecturas adicionales:

• Interacciones de los registros médicos electrónicos a través de la voz: una revisión
• HIPAA y leyes de privacidad