Cómo crear un presupuesto para su consultorio

By Jamie Frew on Jun 28, 2022.

Introducción

El presupuesto y las finanzas son algunos de los aspectos más importantes de cada negocio, y cuando se trata de la atención médica, este no es la excepción. Si bien es posible que esté familiarizado con la elaboración de presupuestos personales, la organización de las finanzas de su consultorio es un punto de referencia completamente nuevo que debe conocer rápidamente. El plan presupuestario adecuado garantiza que puedas ofrecer soluciones de atención médica de alta calidad sin arruinarte y te mantendrá en el buen camino para cumplir tus objetivos y las necesidades de tus clientes.

¿Por qué es importante presupuestar para un consultorio de atención médica?

La presupuestación es esencial para la eficiencia de las operaciones corporativas por una variedad de razones, incluido el hecho de que actúa como la columna vertebral financiera. La elaboración de planes presupuestarios estrictos para consultorios privados basados en sus necesidades y recursos le permite tener un mayor control sobre sus gastos y ahorrar dinero cuando sea necesario. Una buena presupuestación también permitirá una delegación adecuada, de modo que la administración no sea solo el trabajo de una persona. En lo que respecta a la asignación de recursos esenciales, puede mejorar considerablemente la velocidad de la toma de decisiones y puede mantener a las partes interesadas y al personal interno informados sobre todo lo relacionado con las finanzas. Es una parte importante del proceso de planificación, ya que mantiene a todos informados y comunica los objetivos a largo plazo de forma concisa y eficaz. Además, la elaboración de presupuestos puede ayudar a aumentar la motivación. Disponer de presupuestos específicos permite a los empleados ver sus contribuciones al servicio, lo que contribuye a lograr un trabajo valioso. Los presupuestos contribuyen en gran medida a mejorar financieramente las prácticas de telesalud, y francamente, no son negociables.

Gastos generales para administrar un consultorio privado

Antes de elaborar un presupuesto, es importante tener en cuenta estos gastos generales, que suelen estar asociados a los consultorios privados.

Costos de incorporación

Estos costos están asociados con la creación de su consultorio y la adición de las licencias y el registro esenciales necesarios. Después de todo, debe asegurarse de que su negocio es legalmente legítimo antes de siquiera pensar en operar.

Alquile

Si está pensando en operar desde oficinas físicas, debe tener en cuenta los precios de alquiler del espacio de trabajo. Si bien existen alternativas, como los servicios remotos con software de telesalud, muchos consultorios siguen prefiriendo la opción presencial.

Cobertura de seguro

Naturalmente, tendrá que asegurarse de tener cobertura de seguro en caso de accidentes, mala praxis y otros eventos. Es una protección importante y, a veces, complicada, por lo que es importante que tengas una buena comprensión de la terminología de los seguros de salud, así como un conocimiento sólido de cobertura de seguro en telesalud.

Costos de alojamiento y marketing del sitio webEl marketing es absolutamente esencial para su negocio, ya que hace correr la voz y garantiza que tenga un flujo constante de clientes que entren por sus puertas. Sin embargo, también tiene costos asociados, y cuando configuras un sitio web con un dominio, esto también tendrá un gasto considerable que debes tener en cuenta.

Impuestos

Si bien puede resultar tedioso y, sinceramente, aburrido, los impuestos son de suma importancia para garantizar que cumplas con la ley. No ahorrar impuestos puede tener consecuencias graves, como cargos por fraude o, en el peor de los casos, penas de cárcel.

Costos de formación

Dependiendo del tamaño de su empresa en términos de empleados y de las brechas en sus conocimientos y/o habilidades, querrá asignar un presupuesto para cualquier costo de capacitación. Para poder competir, necesitas tener un servicio de la más alta calidad, lo que puede implicar más educación para alcanzar un nivel superior.

Costos del software de administración de consultorios

El software de administración de consultorios puede automatizar las tareas y agilizar los procesos empresariales para mejorar y aumentar la calidad de sus servicios. Es altamente eficiente y puede proporcionar listas de verificación de citas para pacientes de telesalud, consultoría de vídeo, Evaluaciones de EHR, así como una gran cantidad de otras funciones. Si decide implementar estos softwares, es posible que necesite un presupuesto aparte para ello.

Costos de equipo

Por último, también tendrás que considerar las finanzas relacionadas con los costos de tu equipo. Esto incluye cualquier cosa, desde recursos de papelería ordinarios hasta herramientas de rayos X de alta tecnología.

¿Qué incluye el presupuesto de un consultorio ideal?

Si bien el presupuesto de cada consultorio puede ser un poco diferente, según el tamaño, los recursos y los objetivos que tenga, hay algunos factores universales que debe incluir. Implementarlos garantizará que cubras todas las bases y que tengas planes efectivos con respecto a tus finanzas.

Ingresos y gastos

Los presupuestos no solo enumeran las facturas que debe pagar y los préstamos que puede tener. Más bien, tu presupuesto debe incluir todos los tipos de ingresos que obtiene tu empresa y ofrecer una visión general completa de tus finanzas entrantes y salientes. Esto garantiza que puedas planificar una cobertura eficaz de tus gastos y anticiparte a cualquier desafío financiero que pueda surgir.

Números actuales y de proyección

Su presupuesto debe incluir las cifras actuales que tiene, así como las proyecciones de lo que pretende alcanzar. Esto significa que puedes planificar mejor tus objetivos y reconocer en qué casos has gastado de más o en qué casos puedes haber ganado menos de lo previsto. Te hace responsable de todos tus gastos y contribuye a una mejor toma de decisiones.

Cubre un período de tiempo determinado

Es importante que tus presupuestos consten de un plazo específico, como un presupuesto mensual o trimestral. Esto ayuda a sus operaciones diarias y a sus decisiones de compra, ya que estos presupuestos sirven como excelentes puntos de referencia para comparar el rendimiento de los presupuestos anuales.

Consejos para crear un presupuesto para su consultorio de terapia

Ahora que sabe lo que debe incluir en su presupuesto, es importante incluir los siguientes factores para mejorar su calidad y ayudarlo a completarlo. Debe asegurarse de proporcionar todos los detalles relevantes sin perder ningún aspecto crucial, e incorporarlos es una forma segura de crear una solución financiera sólida y un plan para su consultorio.

Haga un seguimiento de sus gastos de manera competente

Para evitar gastar de más y desperdiciar dinero, siempre debes tener en cuenta en qué estás gastando tu dinero. Esto implica un registro y una contabilidad rigurosos para que comprendas las complejidades de todos tus gastos y su relación con tu presupuesto. Lo ideal es establecer un plan de cuentas que incluya los gastos distintos de los cubiertos por el formulario de impuestos del IRS y las categorías de CPA. Esto garantiza que te especificas en tu área de especialización y que no evites ninguna área determinada sin darte cuenta, además, facilita la detección de posibles robos. Esto podría incluir el seguro por mala praxis, la recuperación en caso de catástrofe, la reubicación y los proveedores no médicos, entre otras cosas. Hacerlo también contribuye a lograr mayores Cumplimiento de la HIPAA en su práctica médica.

Usa puntos de referencia al crear tu presupuesto

Para asegurarse de que no está gastando de más ni está dejando de crear valor donde podría estar, es importante comparar su presupuesto con los puntos de referencia comunes dentro de su sector de la atención médica. Entre los buenos recursos se encuentran la encuesta de costos de la Medical Group Management Association (MGMA), así como el informe estadístico sobre los promedios de ingresos y gastos médicos y dentales. De esta manera, puede hacer los ajustes necesarios y asegurarse de estar al día con otras empresas de atención médica y sus operaciones.

De vez en cuando, compare las finanzas reales con su presupuesto

De vez en cuando, siempre se recomienda reservar tiempo y controlar su presupuesto. Compara si las cifras de tus finanzas actuales tienen sentido y si van por buen camino con lo que planificaste originalmente. De esta forma, podrás hacer las modificaciones que consideres oportunas, y el presupuesto te podrá hacer rendir cuentas y guiarte por el buen camino.

Maximice sus deducciones fiscales

Muchas empresas no se dan cuenta de las deducciones impositivas que podrían estar recibiendo. Con los sistemas de registro empresarial adecuados, puede asegurarse de llevar un registro de todos los gastos y ser recompensado con declaraciones de gastos que cumplan con los requisitos, como las declaraciones de propiedad empresarial, seguro médico y gastos comerciales, así como contribuciones para la jubilación.

Revise las necesidades de su personal

Si bien puede que no sea obvio, es importante revisar el desempeño y los salarios de su personal y evaluar si son eficientes. Si tu personal tiene un rendimiento inferior, invertir en la formación adecuada puede traducirse en un mejor servicio al cliente y en soluciones de mayor calidad, lo que, a su vez, genera mayores ingresos.

Amplíe su presupuesto a medida que crece

En el ámbito de la atención médica, es importante reconocer que es probable que experimente un crecimiento considerable a medida que inscriba a más pacientes en su clínica. Como resultado, es posible que necesite ampliar su presupuesto para adaptarse a ese crecimiento, lo que incluye una mayor inversión en ciertos recursos para seguir aumentando y fortaleciendo la calidad de sus servicios.

Conclusión

Reconocemos que presupuestar puede ser complicado, ya que las finanzas conllevan un montón de riesgos. Sin embargo, si cuenta con el plan presupuestario adecuado, puede asegurarse de ser transparente con sus gastos y de rendir cuentas en lo que respecta a todas las decisiones que tome. Podrá mantenerse en el buen camino para alcanzar sus objetivos empresariales y trabajar para aumentar la eficiencia y la eficacia de su consultorio sin comprometer la calidad. Presupuestar puede ser difícil, pero con las herramientas disponibles, puede asegurarse de optimizar sus operaciones y maximizar las ganancias en poco tiempo.