Seis errores de cumplimiento comunes que han cometido las empresas de atención médica y cómo evitarlos

Los 6 errores de cumplimiento más comunes y cómo evitarlos

Es natural cometer errores, especialmente cuando se trata de algo tan complicado como la atención médica. Sin embargo, cometer errores de forma continua sin corregirlos puede tener consecuencias costosas. Para ayudarte a evitar estos escollos, hemos recopilado algunos de los 6 errores más comunes para que sepas a qué atenerte cuando se trata de cumplimiento de la documentación clínica.

1. Acceso sin restricciones - Los datos del paciente se refieren a información altamente confidencial a la que solo deben acceder el paciente y los usuarios autorizados. Si el acceso no está restringido, esto puede resultar en graves violaciones de las leyes de privacidad de la HIPAA, así como en daños a su reputación. Los pacientes también podrían perder la confianza en su servicio si se descubre que es fraudulento y pueden incurrir en sanciones financieras.
2. Falta de evaluaciones de riesgos - Debe realizar evaluaciones de riesgos para evaluar sus vulnerabilidades, de modo que pueda proteger mejor la información médica y financiera de los pacientes. Si no lo hace, queda la puerta abierta de par en par para que los piratas informáticos accedan a la información, lo que representa un enorme riesgo.
3. Uso inseguro de proveedores - Si bien muchas plataformas de software afirman cumplir al 100% con la HIPAA, la verdad es que muchas no evalúan realmente las necesidades de los pacientes. No entienden lo que significa tener un sistema de seguridad que los proteja contra los piratas informáticos y las filtraciones de datos y, a menudo, no auditan. Debe asegurarse de que su proveedor haya descrito las prácticas de cumplimiento que debe cumplir.
4. Falta de formación - Todo el personal sanitario debe recibir formación sobre cómo gestionar la información confidencial de los pacientes, así como sobre cómo desarrollar de forma eficaz los estándares de privacidad y seguridad. Muchos errores son errores humanos, y se debe impartir una formación continua para minimizar el riesgo.
5. Inasistencia - Toda la información del paciente debe supervisarse en todo momento para minimizar el riesgo de robo, así como la visualización de la información por parte del personal no autorizado.
6. Divulgar información sin previo aviso - Debe tener cuidado con las personas con las que comparte los datos, lo que incluye la divulgación de la información del paciente.
7. Preocupaciones de divulgación - Los pacientes deben poder solicitar y tener acceso a una copia de sus registros médicos, y solo las personas autorizadas deben obtener copias de los mismos.

¿Qué sucede en caso de una infracción de la HIPAA?

Violar las pautas de la HIPAA no es algo blanco o negro y, de hecho, violar una guía no considera que su práctica sea invaluable o que no tenga buena reputación. Incluso las empresas de alto rendimiento y altamente reconocidas del sector de la salud pueden infringir las directrices de la HIPAA. Sin embargo, hay algunas sanciones que pueden imponerse según la gravedad de sus errores. Entre ellas se incluyen las siguientes:

1. El primer nivel - Esta es la multa más baja y, por lo general, comienza en alrededor de 100 dólares, según la cantidad de pacientes involucrados. Por lo general, tampoco hay motivos para que el paciente pudiera haber estado al tanto de la infracción cometida.
2. El segundo nivel - Estas multas, que comienzan en torno a los 1000 dólares, lo que también depende de la cantidad de pacientes, suelen imponerse cuando los empleados sabían que sus acciones infringieron las directrices de la HIPAA. Sin embargo, por lo general no actúan con negligencia grave, lo que impide que estas multas generen costos más altos.
3. El tercer nivel - Con un precio de 10 000$ por infracción, el empleado cometió a sabiendas una infracción de la HIPAA, pero también hizo una corrección en un plazo de 30 días. Esta corrección está supeditada al tiempo y debe hacerse con prontitud para reconocer su error.
4. El cuarto nivel - Estas multas, que tienen las repercusiones más graves, comienzan en 50 000 dólares por infracción y podrían costarle a su empresa millones de dólares. Esto ocurre cuando el empleado actuó con negligencia deliberada y tampoco corrigió la infracción, lo que puede provocar un enorme estrés financiero y dañar su reputación.

Consejos para proteger a su personal sanitario de infringir las normas de la HIPAA

Si estas sanciones te asustan, ¡no pasa nada! La implementación de ciertas estrategias que promuevan la seguridad y la privacidad de los datos de los pacientes puede ayudarlo a evitar errores costosos y a ofrecer soluciones de atención médica de alta calidad a sus pacientes. Debería plantearse la posibilidad de implantar un sistema iterativo de formación y educación para su personal sanitario, a fin de garantizar que todo el mundo esté al tanto de las leyes de privacidad y de cómo gestionar la información confidencial de los pacientes. Con el rápido desarrollo de la tecnología, siempre hay nuevas formas de violar los datos, por lo que la formación continua del personal sobre las normas de la HIPAA puede resultar enormemente beneficiosa. Si reúne los requisitos, puede invertir en programas de capacitación que ofrezcan exámenes para que el personal pueda obtener la certificación de la HIPAA. También debes asegurarte de contar con el protocolo de seguridad adecuado, como un software antivirus, firewalls y servidores cifrados. Esto permite almacenar y organizar la información de forma más segura, de modo que los pacientes puedan tener un acceso fácil y autorizado a sus datos financieros y médicos, sin tener que preocuparse de que los piratas informáticos pongan en peligro su información. Disponer de una plataforma única que almacene sus datos le permite cumplir con la HIPAA, además de ofrecer un servicio práctico para aumentar la satisfacción de los pacientes.

Reflexiones finales

El cumplimiento de la atención médica es un tema delicado, pero de suma importancia cuando se trata de brindar atención médica a sus pacientes. Cumplimiento médico garantiza que la información del paciente se priorice y se almacene de manera segura. Toda la información médica y personal confidencial, además de la financiera, se puede monitorear regularmente y mantener en privado, y solo los usuarios autorizados tienen acceso a ella. A pesar de sus matices, mantener la seguridad de los sistemas que cumplen con la HIPAA no tiene por qué ser complicado, y esperamos que acabe con una comprensión más sólida de esto.

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